Operations Admin

VAI TRÒ CÔNG VIỆC

JOB ROLE

Nhân viên Hành chính – Hỗ trợ Vận hành chịu trách nhiệm hỗ trợ và điều phối các hoạt động vận hành hằng ngày của trung tâm, đảm bảo các lớp học/CLB AI tại trường được triển khai đúng lịch, đúng quy trình, đầy đủ giáo viên, thiết bị và thông tin liên quan.

Vị trí này đóng vai trò là đầu mối kết nối giữa công ty – nhà trường – giáo viên – phụ huynh – các bộ phận nội bộ, nhằm duy trì hoạt động lớp học ổn định, chuyên nghiệp, an toàn và hiệu quả.

The Operation Admin is responsible for supporting and coordinating the center’s daily operations, ensuring that AI classes/clubs at schools are implemented according to schedule, procedures, and with sufficient teachers, equipment, and relevant information.

This position serves as the key point of contact between the company, schools, teachers, parents, and internal departments, helping maintain stable, professional, safe, and effective class operations.

1. Hỗ trợ Vận hành & quản lý Cơ sở vật chất: Operations & Facilities Management

• Chuẩn bị cơ sở vật chất: Kiểm tra hiện trạng cơ sở vật chất, theo dõi, giám sát tình trạng cơ sở vật chất, thiết bị dạy học, hệ thống điện - internet và các điều kiện vận hành liên quan. Facilities preparation: Check the current condition of facilities; monitor and supervise the status of facilities, teaching equipment, electrical and internet systems, and other operational requirements.
• Quản lý việc mua sắm, cấp phát và theo dõi sử dụng văn phòng phẩm, giáo cụ, học liệu, thiết bị và các nhu yếu phẩm phục vụ hoạt động của các phòng ban. Procurement and supplies management: Manage the purchasing, distribution, and usage tracking of stationery, teaching aids, learning materials, equipment, and other supplies required for departmental operations.
• Bảo trì, bảo dưỡng: Phối hợp điều phối sửa chữa, bảo trì hoặc xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh về cơ sở vật chất, thiết bị và môi trường học tập, kiểm kê trang thiết bị định kỳ. Maintenance and repairs: Coordinate repairs, maintenance, and timely handling of issues related to facilities, equipment, and the learning environment; conduct periodic equipment inventories.

2. Hỗ trợ học thuật, tuyển sinh và tổ chức sự kiện: Academic, Admissions, and Event Support

• Sắp xếp thời khóa biểu: Phối hợp cùng Center Lead sắp xếp lịch giảng dạy cho giáo viên và điều chỉnh lịch khi cần thiết. Schedule arrangement: Coordinate with the Center Lead to arrange teaching schedules for teachers and adjust schedules when necessary.
• Điểm danh và báo cáo: Nhập liệu học sinh lên hệ thống, theo dõi tình hình chuyên cần của học sinh, chấm công giáo viên, và báo cáo số lượng học sinh/lớp tại các trường định kỳ (theo yêu cầu). Attendance and reporting: Enter student data into the system, monitor student attendance, record teachers’ working hours, and periodically report the number of students/classes at schools as required.
• Quản lý tài liệu, hồ sơ: Chuẩn bị, in ấn và phân phát tài liệu, sách, học liệu cho lớp học, tài liệu - hồ sơ lưu các trường, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ liên quan.. Document and record management: Prepare, print, and distribute documents, books, and learning materials for classes; manage school records and related documents; store relevant files and paperwork.
• Hỗ trợ tuyển sinh và sự kiện: Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc tổ chức các sự kiện của công ty/trường như lễ khai giảng, họp phụ huynh, sự kiện truyền thông – tuyển sinh và các hoạt động khác theo kế hoạch. Admissions and event support: Coordinate with relevant departments to organize company/school events such as opening ceremonies, parent meetings, communication and admissions events, and other planned activities.

3. Công tác Hành chính - Nhân sự: Administration & HR Tasks

• Quản lý công văn đi/đến, giao/ nhận tài liệu, hồ sơ và các thủ tục pháp lý hành chính của công ty. Manage incoming/outgoing correspondence, sending/receiving docs and legal administrative procedures.
• Theo dõi chấm công, hỗ trợ các thủ tục bảo hiểm hoặc phúc lợi cho đội ngũ giáo viên, nhân viên. Monitor attendance tracking and support insurance or benefit procedures for teachers and staff.
• Thực hiện các báo cáo định kỳ về tình hình vận hành (khi được yêu cầu). Prepare periodic reports on school operations.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

JOB REQUIREMENTS

1. Bằng cấp và kinh nghiệm: Qualifications

• Tốt nghiệp THPT. High school graduate.
• Ưu tiên ứng viên tốt nghiệp đại học/cao đẳng và có kinh nghiệm làm việc trong ngành giáo dục hoặc các vị trí hành chính, vận hành, hỗ trợ trường học/trung tâm giáo dục. Preference will be given to candidates with Bachelor degree and experience in the education industry or similar positions in administration, operations, or school/education center support.

2. Kiến thức, kỹ năng, năng lực: Knowledge, Skills, Abilities

• Có khả năng xử lý tình huống. Ability to manage interpersonal dynamics.

• Nhiệt tình, năng động. Enthusiastic, dynamic
• Sạch sẽ, biết sắp xếp công việc hợp lý và hiệu quả Clean, know how to organize work appropriately and effectively
• Bình tĩnh, thân thiện và đáng tin cậy. Cool-tempered, friendly and reliable.
• Kỹ năng sử dụng công cụ văn phòng: Sử dụng được các công cụ văn phòng cơ bản như Word, Excel/Google Sheets, Email, Google Drive hoặc các công cụ tương đương. Office tool skills: Able to use basic office tools such as Word, Excel/Google Sheets, Email, Google Drive, or equivalent tools.
• Biết sử dụng 1 số tính năng chỉnh sửa cơ bản như: Canva, Pts,.. Knowing how to use some basic editing features such as Canva, Photoshop,...

Phúc lợi:

BENEFITS:

• Attractive salary and commission
• Probation: 2 months (100% full-time salary).
• Health Insurance package from Bao Viet.
• 13-months and Performance Bonus.
• 14 days Paid Leave Annually.
  Working hours and places:

• WORKING HOUR: 9:00-18:00 from Monday to Friday.
• WORKING PLACE: 530 Bạch Mai, Bach Mai Ward, Hanoi.